Politique de confidentialité

L’AIA Canada a mis au point des politiques et procédures afin de nous conformer avec la loi anti-pourriel du Canada et nous tenons à respecter les besoins en matière d’information de nos membres et de nos partenaires stratégiques. Vous pourriez avoir reçu de notre part une demande de consentement à ce que continuions de vous transmettre électroniquement de l’information. Si vous ne recevez pas d’information électronique de nous, mais aimeriez en recevoir, veuillez transmettre un courriel à notre coordonnateur – adhésion et programmes. Pour vous renseigner davantage sur la façon de vous assurer que votre organisation se conforme à la nouvelle loi, visitez le site Web du Gouvernement du Canada.

Association des industries de l’automobile du Canada (« AIA ») Politique de protection des renseignements personnels

L’AIA est l’association commerciale nationale représentant l’industrie du marché secondaire de l’automobile du Canada. L’AIA représente des fabricants, des ateliers de remise à neuf, des agents de fabricants, des distributeurs-magasiniers, des distributeurs nationaux, des groupes d’achat, des grossistes, des ateliers d’usinage, des commerces de détail, de même que, par l’intermédiaire de ses conseils, les intérêts d’ateliers de réparation de carrosserie et de fournisseurs de services d’entretien et de réparation.

Le mandat de l’AIA consiste à promouvoir, à former et à représenter ses membres quant à tous les aspects touchant la croissance et la prospérité de l’industrie. Pour réaliser ce mandat, l’AIA recueille, utilise et communique des renseignements personnels de particuliers tels que nos membres, administrateurs, fiduciaires, bénévoles, partenaires d’affaires, inscrits à nos cours de formation (aussi appelés « clients ») et autres parties prenantes. L’AIA a pour principe fondamental de respecter la vie privée de toutes les personnes qui nous confient leurs renseignements personnels.

La politique de protection des renseignements personnels de l’AIA est conforme à la loi fédérale intitulée Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

DÉFINITIONS

a)    Renseignement personnel
Un renseignement personnel s’entend de tout renseignement, consigné ou non, se rapportant à une personne identifiable. Il peut s’agir d’un renseignement objectif (p. ex. l’adresse du domicile d’un membre ou un numéro de carte de crédit) ou subjectif (p. ex. les préférences en matière de voyage d’un bénévole).

Les renseignements anonymes ou globaux ne sont pas considérés comme des renseignements personnels et ne sont pas visés par la présente politique.

b)    Communication
Une communication se produit lorsque l’AIA met des renseignements personnels à la disposition de tiers de l’extérieur de l’AIA.

c)    Transfert
Il y a transfert lorsque l’AIA communique des renseignements personnels à une tierce partie qui fournit à l’AIA un service en retour. Lorsque l’AIA transfère des renseignements personnels à ses fournisseurs de services, elle demeure responsable de la protection de ces renseignements. Sachez que l’AIA intègre à ses contrats avec ces fournisseurs de services une clause qui les oblige à assurer à vos renseignements personnels le même niveau de protection que celui que l’AIA s’est engagée à assurer.

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
L’AIA recueille et conserve différents types de renseignements personnels, notamment :

  • des renseignements d’identification tels que le nom, l’adresse résidentielle, le numéro de téléphone, l’adresse personnelle de courriel;
  • le numéro d’assurance sociale (dans des circonstances très restreintes);
  • la situation actuelle de formation et l’historique des cours suivis;
  • l’information financière telle que des numéros de carte de crédit;
  • la langue préférée d’utilisation;
  • des opinions et des suggestions;
  • les préférences en matière de voyage;
  • les adhésions organisationnelles;
  • l’historique des études et de la formation;
  • les allergies alimentaires, tailles de vêtements, exigences spéciales lors de déplacements.

FINS DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION ET DE LA COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS
L’AIA précisera les fins de la collecte de renseignements personnels avant celle-ci ou au moment de celle-ci et elle restreindra la collecte de renseignements personnels aux seuls renseignements requis pour atteindre les fins indiquées.

En général, l’AIA peut recueillir, générer, utiliser ou communiquer des renseignements personnels aux fins suivantes :

  • le traitement de demandes d’adhésion;
  • la perception de cotisations;
  • le traitement d’inscriptions à des événements, conférences, congrès et séminaires;
  • la création, le traitement et le maintien de demandes de personnes s’inscrivant à des cours de formation;
  • l’attribution de bourses d’études;
  • l’envoi postal aux abonnés de différentes publications;
  • le traitement de demandes d’accès par les membres au site Web de l’AIA Canada;
  • le traitement de contrats de commandite;
  • la réponse aux demandes de renseignements;
  • la compilation de répertoires ou de listes d’envoi, qui sont mis à la disposition d’autres membres et d’autres organisations de bonne réputation associées à l’AIA;
  • l’octroi du pouvoir de signer des documents à des bénévoles de l’AIA qui doivent avoir accès aux fonds ou aux comptes bancaires de l’AIA;
  • la réalisation de recherches et d’études portant sur l’industrie;
  • la promotion de produits et de services de l’AIA;
  • la transmission de bulletins par courrier électronique;
  • la publication d’annuaires pour les expositions commerciales et autres événements;
  • la protection des systèmes informatiques de l’AIA;
  • la conformité aux exigences du gouvernement en matière de rapports;
  • la conformité aux exigences des lois et des règlements.

UTILISATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
L’AIA utilisera les renseignements personnels qu’elle a recueillis au sujet de personnes uniquement aux fins énumérées ci-dessus. Si l’AIA détermine de nouvelles fins à l’égard de ces renseignements, elle obtiendra le consentement de la personne avant de les utiliser à cette nouvelle fin.

L’AIA n’effectue pas la vente, l’échange ou le troc de renseignements personnels concernant ses membres, ses clients ou toute autre personne dont elle peut détenir les renseignements personnels.

Les cas où l’AIA peut utiliser des renseignements personnels à l’insu d’une personne ou sans son consentement comprennent notamment :

  • lorsqu’elle a des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles dans le cadre d’une enquête sur la contravention du droit fédéral, provincial ou étranger et que les renseignements seront utilisés dans le cadre de ladite enquête;
  • dans le cas d’une urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne;
  • dans le cas d’une utilisation qui est manifestement dans l’intérêt de la personne et que son consentement ne peut être obtenu en temps opportun;
  • dans le cas où la connaissance et le consentement pourrait compromettre la disponibilité ou l’exactitude des renseignements et que la collecte est requise dans le cadre d’une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention du droit fédéral ou provincial;
  • tout autre cas où l’utilisation sans consentement est permise en vertu de la LPRPDE.

COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
L’AIA ne communiquera les renseignements personnels qu’elle a recueillis à propos de ses membres qu’en vertu des fins énumérées ci-dessus.

Si l’AIA entend communiquer des renseignements personnels à une nouvelle fin, elle en avisera d’abord la personne et demandera son consentement.

Les cas où l’AIA peut communiquer des renseignements personnels à l’insu d’une personne ou sans son consentement comprennent notamment :

  • les cas où ils sont communiqués à un avocat représentant l’AIA;
  • les cas où ils sont communiqués pour percevoir une dette payable à l’AIA par la personne;
  • les cas où ils sont communiqués en vertu des exigences d’une loi ou en conformité avec une assignation, un mandat ou une ordonnance d’un tribunal ou d’un organisme investi des pouvoirs requis;
  • tout autre cas où la communication sans consentement est permise en vertu de la LPRPDE.

CONSENTEMENT
L’AIA obtiendra toujours le consentement de la personne concernée relativement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels. Le consentement peut être exprès, comme dans le cas où une personne demande spécifiquement d’être ajoutée à la liste d’envoi d’une publication de l’AIA, ou implicite, comme dans le cas où une personne soumet une demande d’adhésion à l’AIA. Par ce geste, ce nouveau membre consent à la collecte de renseignements personnels par l’AIA aux fins énumérées dans la présente politique.

Toute personne peut en tout temps retirer son consentement spécifique à l’égard d’un renseignement personnel en particulier, mais l’AIA se réserve le droit de retirer un service si le renseignement concerné est critique, nécessaire ou encore requis en vertu de la loi pour assurer la prestation du service. Ces conséquences seront expliquées à la personne concernée afin de s’assurer qu’elle comprend les conséquences du retrait de son consentement.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
L’AIA ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées ou tant que l’exigent les lois régissant ses activités. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus requis pour réaliser les fins déterminées ou pour se conformer aux exigences légales concernant les périodes de conservation, ils seront détruits ou rendus anonymes.

Si une personne retire à l’AIA son consentement d’utiliser ses renseignements personnels, l’AIA sera tenue de conserver suffisamment de données pour continuer d’accéder à cette demande.

EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS
L’AIA prend les dispositions nécessaires pour s’assurer que les renseignements personnels qu’elle détient ou dont elle a la gestion sont aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles l’AIA les utilise. Les membres, clients et autres personnes intéressées sont encouragés à communiquer avec l’AIA en temps opportun pour lui transmettre toute modification de leurs renseignements personnels. Avec leur consentement, l’AIA fera également suivre toute correction ou modification des renseignements personnels aux tierces parties concernées auxquelles les renseignements initiaux ont été communiqués, le cas échéant.

L’AIA se réserve le droit de ne pas modifier un renseignement personnel qui, à son avis, est exact, mais elle ajoutera tout texte de rechange que la personne concernée juge à propos.

MESURES DE SÉCURITÉ
L’AIA protégera les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. L’AIA protégera les renseignements personnels quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

L’AIA utilisera les mesures de sécurité correspondant au degré de la protection requise, telles que :

  • des moyens matériels (verrouillage des classeurs, restriction de l’accès aux bureaux, systèmes d’alarme);
  • des mesures technologiques (mots de passe, chiffrement, pare-feu);
  • des mesures administratives (accès sélectif, formation du personnel, procédés de déchiquetage, politiques de confidentialité).

L’AIA tiendra compte des facteurs suivants pour établir la nature des mesures de sécurité requises :

  • le degré de sensibilité des renseignements;
  • la quantité de renseignements;
  • l’envergure de la répartition des renseignements;
  • la forme des renseignements (électronique, papier, etc.);
  • les méthodes de conservation.

Dans le cadre de ces mesures de sécurité et afin de pouvoir réaliser ses activités, l’AIA restreint l’accès aux renseignements personnels aux membres de son personnel, aux agents contractuels et autres (c’est-à-dire aux personnes ou aux entités fournissant des services à l’AIA) qui doivent connaître ces renseignements, selon la détermination qu’en fait l’AIA.

ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET MISE À JOUR DE CEUX-CI
Sous réserve de certaines exceptions, toute personne détient le droit d’accès à ses propres renseignements personnels que l’AIA détient à son sujet ou dont elle a le contrôle, où qu’ils soient stockés. Elle a également le droit de savoir si ses renseignements personnels ont été communiqués à des tierces parties et, le cas échéant, de connaître leur identité. L’AIA s’assurera que les renseignements livrés sont compréhensibles et expliquera tout acronyme, abréviation ou code.

L’AIA dispose de 30 (trente) jours pour donner suite à une demande de renseignements personnels. Elle détient le droit de refuser une demande d’accès dans certains cas, notamment les suivants :

  • les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant l’avocat à son client;
  • les renseignements révéleraient les renseignements personnels d’une autre personne;
  • les renseignements personnels ont été recueillis dans le cadre d’une enquête ou d’une poursuite judiciaire en cours;
  • le fait de donner accès à des renseignements personnels en particulier pourrait mettre en jeu la vie ou la sécurité d’une personne;
  • le fait de donner accès à des renseignements personnels pourrait vraisemblablement menacer la sécurité ou la santé physique ou mentale d’une autre personne.

Une preuve d’identité acceptable peut être exigée avant que la permission d’accès aux renseignements personnels soit autorisée.

L’AIA détient le droit d’imposer des frais d’un montant raisonnable si une personne demande des copies de ses renseignements personnels.

Si l’AIA refuse l’accès, la personne ayant présenté la demande sera informée des raisons pour lesquelles les renseignements ne sont pas communiqués. L’AIA ne répondra pas aux demandées répétitives ou vexatoires d’accès.

TRANSPARENCE
Cette politique de protection des renseignements personnels peut être modifiée de temps à autre. La version révisée sera affichée sur le site Web de l’AIA et pourra être obtenue auprès de la chef de la protection des renseignements personnels.

Lors de la visite des sites Web de l’AIA, les visiteurs sont incités à vérifier la date de la politique de protection des renseignements personnels et à prendre connaissance de toute modification apportée à la version précédente qu’ils pourraient avoir lue.

RESPONSABILITÉ ET QUESTIONS
La chef de la protection des renseignements personnels (« CPRP ») de l’AIA est Luciana Nechita, Directrice, Affaires Publiques. La CPRP relève du président et a été chargée de la responsabilité d’assurer la conformité à la LPRPDE et à la présente politique de protection des renseignements personnels. De temps à autre, la CPRP peut déléguer certaines responsabilités à d’autres personnes au sein de l’AIA afin d’instaurer la présente politique.

Dans l’éventualité où une personne aurait des questions à propos de a) l’accès aux renseignements personnels, b) la collecte, l’utilisation, la gestion ou la communication de renseignements personnels par l’AIA, ou c) la présente politique, cette personne doit s’adresser à la CPRP, aux coordonnées suivantes :

Association des industries de l’automobile du Canada
180, rue Elgin, suite 1400
Ottawa (Ontario) K2P 2K3
Courriel :  info@aiacanada.com
Sans frais : 1-800-808-2920

Si la CPRP ne peut régler la question, quiconque peut communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse www.privcom.gc.ca ou à :

112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Tél. : 613-995-8210
Sans frais : 1-800-282-1376
Téléc. : 613-947-6851





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Adhésion à l’AIA

  1. Avantages de l’adhésion

    L’adhésion à l’AIA vous procure les outils et le soutien dont vous avez besoin pour vous imposer dans l’industrie du marché secondaire de l’automobile. Voyez les avantages.

  2. Ouverture de session des membres

    Certains contenus de ce site Web sont réservés exclusivement aux membres de l’AIA. Ouvrez une session pour accéder à la section ‘Membres seulement’.

  3. Vous voulez devenir membre?

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